La nouvelle hybridation du travail, alternant présentiel et distanciel, nécessite de s’adapter pour conserver efficacité, productivité et convivialité. Il est donc nécessaire de changer non seulement nos outils, mais également l’aménagement de nos espaces de travail.

Voici nos 10 conseils auxquels il faut prêter une attention toute particulière pour une collaboration hybride réussie :

1. Faites un état des lieux de l’existant

C’est le préalable à toute démarche. Faites l’inventaire de toutes les solutions technologiques actuellement déployées dans votre structure et des espaces de travail dédiés à cette collaboration que vous souhaitez maintenant hybride. Puis, identifiez les solutions et les espaces qui sont plus ou moins utilisés par vos collaborateurs. Décidez ensuite ceux qui méritent une place dans votre objectif de collaboration hybride.

Cette cartographie est indispensable pour avoir une vision claire et vous permettre de prendre les bonnes décisions.

2. Identifiez vos besoins

Partir de l’existant en matière d’outils et d’espaces est indispensable, mais faites aussi le point sur les pratiques de vos collaborateurs. Interrogez-les sur ce qu’il manque pour répondre à leurs besoins de collaboration. Dans votre future organisation, avez-vous besoin de favoriser la sérendipité, le brainstorming, les réunions multisites, les interactions sociales ?

Identifier de manière claire vos besoins vous donnera les clés pour trouver des outils qui s’adaptent à vous, et non l’inverse. 

3. Misez sur la simplicité

Plus les solutions de collaboration hybride que vous choisirez seront simples d’utilisation, plus facile sera leur adoption. Votre collaborateur doit percevoir clairement l’apport de cette solution dans son quotidien, elle doit lui faciliter sa vie professionnelle. Les solutions que vous retiendrez ne doivent pas non plus être une complète révolution dans leur manière de travailler. Un design épuré et des fonctions clairement identifiées participeront également à l’optimisation de sa charge cognitive. L’expérience collaborateur se veut désormais fluide, efficace et conviviale.

4. Ne négligez pas le côté ludique

La frontière entre vie professionnelle et vie personnelle est de plus en plus mince.  Ce que vos collaborateurs vivent personnellement vient nourrir leur vie professionnelle et inversement. Au travail, ils ont maintenant les mêmes exigences en matière de design et d’expérience. Et ne peut-on pas travailler sérieusement sans se prendre au sérieux ? Ainsi, les solutions retenues doivent à la fois être simples, pratiques mais aussi fun, avec un design agréable et des fonctionnalités secondaires un peu décalées par exemple. Vos collaborateurs vous diront merci !

5. Adaptez les solutions à vos collaborateurs

On assiste à des changements d’exigences du collaborateur en matière de locaux, de réseaux et de processus d’entreprise. Ainsi, si la majorité de votre effectif appartient à la jeune génération, sachez qu’elle est adepte des nouvelles technologies. Aussi, près d’un tiers indiquent que c’est même l’un des critères essentiels à leur intégration dans une nouvelle entreprise.

Les solutions pour favoriser la collaboration hybride doivent être adaptées à vos collaborateurs, leurs habitudes, leurs outils métiers, leur degré de maturité de transformation numérique et votre culture d’entreprise.

6. Personnalisez l’aménagement à votre culture d’entreprise

Avec le recours au télétravail, on assiste à un défi majeur lors du retour en présentiel. D’un côté, les collaborateurs sont plus exigeants quand ils viennent au bureau et ont une attente principale : les interactions sociales. De l’autre, l’entreprise doit créer et maintenir du lien qui s’étiole parfois, et ancrer sa culture d’entreprise pour emmener et motiver ses collaborateurs. Faites en sorte que ces interactions sociales soient favorisées dans un aménagement fidèle à votre organisation.

Imaginer et concevoir des espaces de collaboration, de socialisation, d’innovation et de motivation en présentiel est un facteur clé de succès pour une collaboration hybride réussie.

7. Engagez les collaborateurs distants

Des collègues en télétravail ou en déplacement à l’étranger pour cette réunion projet importante ? L’avantage avec ces nouvelles solutions de collaboration hybride, c’est qu’ils sont désormais les bienvenus. Votre espace de travail devra permettre de connecter simplement et rapidement ces personnes distantes. Attention à choisir la solution qui ne fera pas d’eux que de simples spectateurs. Ils méritent l’équité en vivant la même expérience pour participer pleinement à cette réunion. Ainsi, naîtra une collaboration hybride fructueuse entre collègues, départements, sites et parties prenantes externes.

8. Prévoyez un accompagnement pour une meilleure appropriation

Qui dit nouveaux outils, dit accompagnement et appropriation. Il serait illusoire de croire que déployer un nouvel outil en interne pour améliorer la collaboration hybride suffit. Il faut accompagner les collaborateurs au changement et dans l’appropriation de l’outil, leur montrer en quoi il leur est utile et prévoir des ateliers ou sessions de formation si nécessaire. Vous pouvez également choisir des ambassadeurs ou référents que vous initierez en amont.

Dans le cas contraire, les solutions choisies seront peu utilisées ou pas au maximum de leur potentiel. Evitez cela en initiant vos collaborateurs à la puissance des outils et surtout ce que cela va leur apporter en matière d’efficacité, de confort et de fun !

9. Faites-vous accompagner par un expert

Concevoir des espaces virtuels et physiques pour une collaboration hybride réussie est un métier. Peut-être n’est-ce pas le vôtre. Alors, confiez votre projet, qui plus est stratégique, à des experts. Architecture, design d’intérieur, audiovisuel, mais aussi sciences cognitives, design d’expérience, interaction hommes-machines, … la collaboration hybride exige une pluridisciplinarité. Renseignez-vous sur les solutions technologiques et ceux qui les développent.

10. Faites évoluer vos espaces dans le temps

Félicitations ! Vous avez maintenant aménagé vos espaces de travail et déployé vos solutions technologiques pour collaborer efficacement de façon hybride. Mais demain ? Si vous avez suivi nos 9 conseils précédents à la lettre, vos installations devraient durer quelques temps. Cependant, gardez en tête de faire évoluer vos solutions en fonction de vos besoins qui peuvent changer. Ne négligez pas non plus l’attractivité que représente ces espaces de travail hybrides pour vos talents, actuels et futurs.  

Et après ?

Inutile de vous préciser qu’on a une idée assez précise de à quoi ressemble les espaces de travail pour favoriser la collaboration hybride grâce à Shariiing, non ? Alors, contactez-nous pour qu’on discute ensemble de votre projet et donnons-lui vie ensemble.

Intéressé(e) par le sujet ? Lisez également notre article sur « La nouvelle organisation du travail exige une collaboration hybride ».